Oleh : Enjang Dwi Tuffahati
Para mahasiswa yang akan memasuki semester ganjil di tahun ajaran 2022/2023, baru saja menyelesaikan proses menata jadwal kuliah baru atau biasa kita sebut dengan Key in di laman gateway.uii.ac.id. Layanan UII Gateaway sendiri merupakan versi baru dari Unysis, dimana pada laman tersebut mahasiswa bisa mengakses semua keperluan dari jadwal kuliah, tagihan SPP hingga nilai tiap semester. Key in menjadi salah satu agenda wajib bagi mahasiswa yang berada minimal semester 2 di Universitas Islam Indonesia. Sebelum diadakannya Key in, beberapa program studi di UII memfasilitasi mahasiswa dengan layanan Pra Key-in. Lalu apa yang membedakan Key in dan Pra Key-in? Apakah berjalan dengan mulus?
Ibarat belanja online, masa Pra Key-in menjadi moment bagi mahasiswa guna merencanakan mata kuliah secara online sebelum datangnya masa key in dengan cara memasukan mata kuliah kedalam keranjang yang tersedia dalam menu UIIRas (gateway.uii.ac.id). Sedangkan dikutip dari laman resmi BSI UII masa Key in didefinisikan sebagai suatu langkah pengajuan rencana kegiatan akademik dengan mendaftar mata kuliah yang akan diambil kedalam Rencana Akademik Semester (RAS).
Tidak semudah yang dibayangkan, errornya sistem yang seringkali terjadi hingga berubahnya beberapa jadwal mata kuliah menjadi problem tersendiri dalam masa Pra Key-in. Selain itu, perebutan antar mahasiswa dalam memilih mata kuliah, kesesuaian waktu, hingga dosen pengampu yang diinginkan menjadi hal yang tidak terelakkan selama masa Pra Key-in yang umumnya hanya berlangsung satu hingga dua hari. Hal inilah yang turut dirasakan mahasiswa Fakultas Psikologi dan Ilmu Budaya UII (FPSB) saat masa Pra Key-in pada 22-23 Agustus 2022 lalu pukul 09.00 hingga 16.00 WIB.
Kendala saat Pra Key-in Berlangsung
Layanan Pra Key-in yang dijadwalkan dibuka pukul 09.00 WIB baru bisa diakses mahasiswa pada pukul 10.30 WIB. Meskipun sudah dapat diakses, server gateway.uii mengalami loading page yang cukup lama, error sistem hingga tidak dapat ditambahkan nya mata kuliah pada keranjang Pra Key-in. Mata kuliah yang tersedia di UIIRas gateway pun beberapa kali menghilang saat di refresh karena lamanya sistem dalam merespon akses mahasiswa.
Selain itu, terdapat beberapa perbedaan antara jadwal mata kuliah yang telah dibagikan tiap program studi dengan yang tersedia dalam laman UIIRas gateway seperti perbedaan jenis mata kuliah yang dapat diambil, waktu perkuliahan hingga dosen pengampu. Meski hanya beberapa mata kuliah yang mengalami perbedaan, namun belum sinkron nya informasi yang dibagikan dengan yang tersedia di server acap kali membuat mahasiswa kelimpungan dengan perubahan yang mendadak ditengah strategi pemilihan mata kuliah yang telah dirancang dari jauh hari sebelumnya.
UIIGateway yang menjadi server dalam melaksanakan Pra Key-in maupun Key-in juga belum menyediakan opsi UIIMBKM terkhusus bagi mahasiswa angkatan 2020. Hal ini menjadi suatu kendala tersendiri karena mahasiswa UII yang mengikuti program MBKM seperti exchange program tidak dapat mengajukan mata kuliah yang diambilnya di universitas mitra pada UIIGateway hingga masa key-in berakhir pada 29 Agustus 2022 pukul 16.00 WIB. Alhasil, mata kuliah di universitas mitra ini tidak masuk dalam KRS mahasiswa dan tidak menutup kemungkinan konversi SKS pada beberapa mata kuliah di program ini akan dialihkan pada semester berikutnya.
Tanggapan BSI Perihal Server Down
Meski menjadi agenda di tiap semester, masa Pra Key-in semester ganjil tahun ajar 2022/2023 ini dianggap menjadi yang tersulit dari semester sebelumnya. Beberapa kendala yang dihadapi mahasiswa dalam masa Pra Key di semester ini tidak terlepas dari adanya jalur koneksi internet yang terputus di sisi provider yang digunakan UII sehingga mengganggu layanan sistem universitas salah satunya SSO UII. Hal ini disampaikan bersamaan dengan permohonan maaf Badan Sistem Informasi Universitas Islam Indonesia kepada seluruh sivitas akademik UII yang disampaikan melalui email (22/08).
Dua hari setelahnya tepatnya pada pukul 12.00-13.00 WIB, Badan Sistem Informasi UII melakukan maintenance sistem dalam rangka meningkatkan kualitas layanan UIIGateway agar dapat diakses secara normal dan lancar baik oleh para mahasiswa maupun tenaga pendidik di lingkungan Universitas Islam Indonesia. Kendala yang dihadapi mahasiswa selama masa Pra Key-in ini tentu menimbulkan beberapa dampak negatif seperti hilangnya kesempatan dalam mengambil mata kuliah tertentu karena terbatasnya waktu akses dan kuota kelas hingga jadwal yang bertabrakan karena belum sinkron nya beberapa mata kuliah.
Namun, langkah tanggap Badan Sistem Informasi UII dalam mengoptimalkan kembali layanan UIIGateway perlu mendapatkan apresiasi dari seluruh sivitas akademik Universitas Islam Indonesia. Maintenance yang dilakukan Badan Sistem Informasi UII telah meminimalisir kembali berulangnya eror sistem pada UIIGateway sehingga masa Key-in dapat dilaksanakan lebih baik dari masa Pra Key-in.
Sebagai bagian sivitas akademik Universitas Islam Indonesia, besar harapan kami agar kendala yang dihadapi mahasiswa maupun tenaga pendidik pada masa Pra Key-in dan Key-in semester ganjil 2022/2023 tidak terjadi lagi di semester selanjutnya. Maintenance yang dilakukan Badan Sistem Informasi UII akan jauh lebih baik apabila rutin dilaksanakan setiap bulannya terkhusus mendekati masa Pra Key-in. Selain itu, pengoptimalan menu pada UIIGateway seperti segera tersedianya layanan UIIMBKM bagi mahasiswa angkatan 2020 keatas juga akan semakin meningkatkan kualitas dan produktivitas sivitas akademik UII. Tak mungkin mahasiswa terus akan menghadapi problematik tanpa adanya perkembangan sistem yang lebih baik.
peyunting : Aurelia Twinka Nugroho
