Oleh: Helin Trialia Febrianti
Proses belajar mengajar mahasiswa erat kaitannya dengan fasilitas pendukung yang tersedia di lingkungan universitas. Perpustakaan menjadi salah satu institusi yang sangat penting sebagai penunjang kebutuhan akan sumber pengetahuan dan informasi. Tidak hanya tempat untuk menyimpan dan meletakkan berjajar-jajar buku, tetapi perpustakaan sarat akan layanan yang dapat dimanfaatkan demi mempermudah proses belajar civitas akademika.
Ditinjau sejak berdirinya perpustakaan Universitas Islam Indonesia (UII) pada tahun 1950, perpustakaan pusat UII awalnya terletak di Masjid Syuhada Kotabaru sebelum akhirnya berpindah-pindah. Pada 1970 an, perpustakaan pusat UII memiliki beberapa perpustakaan yang tersebar di setiap fakultas untuk mempermudah akses koleksi perpustakaan yang dibutuhkan. Perpustakaan pusat UII yang dapat dikunjungi saat ini telah menempati gedung baru di Kampus Terpadu sejak Oktober 2011 dan telah berganti nama menjadi Direktorat Perpustakaan sejak 2006.
Pada awalnya, terdapat lima perpustakaan fakultas yang secara keseluruhan diintegrasikan menjadi satu di Direktorat Perpustakaan, di antaranya perpustakaan Fakultas Teknik Sipil dan Perencanaan, perpustakaan Fakultas Teknologi Industri, perpustakaan Fakultas Ilmu Agama Islam, perpustakaan Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, dan perpustakaan Fakultas Psikologi & Ilmu Sosial Budaya. Hal tersebut pun terus dilakukan pembenahan-pembenahan untuk penataan koleksi dari perpustakaan pascasarjana dan perpustakaan Fakultas Hukum, juga koleksi perpustakaan Magister Studi Islam yang baru saja bergabung di Direktorat Perpustakaan.
Dengan kata lain, Direktorat Perpustakaan masih memproses adanya penyiangan bahan pustaka atau biasa dikenal dengan istilah weeding, untuk dapat menampung seluruh koleksi yang tergabung hingga saat ini. Tak dipungkiri pula, perubahan dan perkembangan informasi yang kian membludak, perlu diimbangi dengan persediaan bahan pustaka yang memadai. Lalu, bagaimana upaya yang dilakukan Direktorat Perpustakaan UII untuk memberikan pelayanan secara efektif bagi para mahasiswa setelah masa transisi?
Pandangan Mahasiswa sebagai Pemustaka
Senin (20/3), dalam wawancara singkat dengan Rifqi mahasiswa Psikologi semester 4, ia berpendapat bahwa perpustakaan memiliki peran penting yang sangat efektif bagi mahasiswa. Sebagai pusat informasi dan mencari referensi, khususnya teruntuk para mahasiswa yang masih dalam proses belajar dapat menggali ilmu secara lebih mendalam melalui layanan perpustakaan.
Salah satu yang menjadi sorotan dan merupakan kebutuhan mahasiswa, yaitu layanan untuk mengakses jurnal. Layanan digital yang satu ini memang kerap kali dibutuhkan demi mendapat sumber referensi yang mumpuni. Sejalan dengan kemudahan akses yang diharapkan perpustakaan, nampaknya mahasiswa masih kesulitan untuk mendapat free access journal yang dilanggan perpustakaan UII meskipun telah menggunakan akun email khusus mahasiswa UII.
“Kalau aku, layanan perpustakaannya yang pertama itu untuk akses jurnal. Terus proses peminjaman buku sangat mudah, begitu juga pengembaliannya,” tandas Rifqi.
Saat ditanya perihal awal perkuliahan di kala pandemi, Rifqi menjelaskan bahwa ia belum sempat menggunakan layanan perpustakaan karena kurangnya informasi yang diperoleh. Pada masa pandemi, ketika pembelajaran masih dilangsungkan secara daring ternyata berdampak pada kurangnya akses informasi ihwal penggunaan layanan digital yang disediakan perpustakaan. Meskipun sejak awal, perpustakaan sendiri menyebutkan telah menyediakan seluruh kebutuhan informasi sebagai pendukung proses pembelajaran daring di web perpustakaan. Hal itu juga terjadi akibat belum terciptanya komunikasi yang harmonis antara pemustaka (mahasiswa) dengan pustakawan (petugas) di perpustakaan sehingga mahasiswa masih agak kesulitan menemukan dan memanfaatkan perpustakaan.
Oleh karena itu, saat ini mahasiswa lebih mudah dan lebih menyadari untuk mencari informasi dari berbagai sumber terkait Direktorat Perpustakaan. Mulai dari profil perpustakaan pusat UII, berkunjung langsung dan bertanya kepada pustakawan, atau bisa juga melalui instagram di @perpustakaanuii.
Layanan perpustakaan juga memerlukan adanya pembaharuan atau peningkatan, Rifqi berpendapat bahwa perlu adanya perbaikan referensi yang tersedia. Hal tersebut diutarakan bukan tanpa alasan. Sebab, ada kalanya buku yang dibutuhkan atau yang sedang dicari malah tidak dapat ditemukan.
Mengenal Lebih Jauh Pelayanan Perpustakaan UII
Demi menelaah lebih jauh, kami kemudian menemui pihak Direktorat Perpustakaan. Gaib Suwasana selaku Kepala Divisi Pelayanan Pemustaka menjelaskan terkait integrasi perpustakaan fakultas yang dilakukan, khususnya yang berada di lingkungan kampus terpadu.
“Sementara, karena semua perpustakaan sudah ditarik ke sini (Direktorat Perpustakaan), terutama yang sudah di lingkungan terpadu kan sudah di Direktorat Perpustakaan nih. Nah, tinggal tingkat kebutuhan pemustaka itu yang kita sesuaikan. Buku-buku itu kan macamnya jadi banyak banget, memakan tempat juga. Nah, untuk menyesuaikan itu ada upaya agar buku-buku itu kita kurangi, kita weeding istilahnya, kita sisihkan. Kemudian nanti setelah weeding, ya kita upayakan juga alternatif untuk mencukupi kebutuhan sumber informasi pemustaka, ketika upaya kebutuhan itu sudah tercukupi, ini dapat dilanjut kegiatan penghapusan koleksi,” jelas Gaib. (17/3)
Gaib juga menambahkan, “Penghapusan koleksi ini juga suatu kebijakan untuk mengatur siklus dan sirkulasi koleksi agar tetap sehat, lancar dan nyaman, karena tempat itu akan diisi buku-buku yang baru lagi. Nah, sehingga ketika ada kebijakan weeding itu kita ada upaya untuk men-digitalisasi sebagai upaya mencukupi kebutuhan informasi pemustaka yang kita sebutkan di atas. Sehingga dengan alih media ini, kebutuhan koleksi dapat didukung dengan koleksi yang dialihmediakan jadi e-books.”
Perkembangan teknologi secara signifikan menuntut perpustakaan untuk melakukan digitalisasi terhadap berbagai koleksi cetak yang ada. Meskipun prosesnya memakan waktu cukup lama, Direktorat Perpustakaan terus berupaya untuk memberi kemudahan akses dengan memanfaatkan koleksi digital yang telah disediakan. Namun, masih banyak mahasiswa yang tidak mengetahui literasi informasi yang dicarinya. Kemudahan akses terhadap informasi, nampaknya belum menjamin adanya pemahaman secara menyeluruh terhadap informasi yang dibutuhkan sehingga perlu ada upaya lanjutan.
“Kita juga sarankan agar nanti ke depannya ada literasi kelas. Jadi, mahasiswa yang kemarin terkendala daring itu bisa menyesuaikan untuk akses perpustakaannya. Untuk ke depannya kita memang berusaha untuk memanjakan juga mahasiswa itu bisa belajar dari mana pun,” Gaib menjelaskan.
Direktorat perpustakaan telah membuka literasi kelas sejak beberapa tahun belakangan ini, tetapi kelas hanya diadakan ketika ada permintaan dari prodi yang membutuhkan. Gaib pun berharap literasi kelas dapat masuk dalam kurikulum untuk kedepannya, karena beliau pernah menulis artikel tentang hal itu dan justru perguruan tinggi lain yang sudah menerapkannya.
Selain itu, Gaib juga memberi keterangan bahwa Direktorat Perpustakaan telah membuka kerjasama dengan Kantor Urusan Internasional (KUI). Nantinya, akan ada kegiatan yang tergabung di pojok Culture and Learning Center (CLC) yang telah dikonsep untuk pendampingan mahasiswa yang ingin belajar bahasa asing atau studi ke luar negeri. Dengan demikian, perpustakaan pun dapat mengambil peran dan ikut berkontribusi dalam membuka layanan itu.
“Kita sudah berupaya bahwa nanti tenaga kita, terutama pustakawan, menjadi mitra. Mitra mahasiswa untuk mempercepat dan membantu proses belajar mengajar ini sesuai dengan khittahnya, ya bahwa kita adalah membantu mahasiswa dan sebagai daya dukung, perpustakaan itu sebagai daya dukung proses belajar itu,” tutur Gaib.
Akhir kata, pelayanan yang efektif dari perpustakaan tak lepas dari berbagai pihak yang mendukung, termasuk mahasiswanya itu sendiri. Direktorat Perpustakaan juga mulai membuka kesempatan komunikasi dengan lintas unit agar terjalin kerjasama untuk meningkatkan daya saing perpustakaan. Demikian dapat terus ada penyesuaian untuk meningkatkan pelayanan yang efektif bagi mahasiswa.
Penyunting: M. Athaya Afnanda & Haidhar F. Wardoyo
Grafis: Zaid Hafizhun Alim
